Die Wiener Sozialdienste sind eine der größten Non-Profit-Organisationen im sozialen Bereich in Wien. Wir setzen uns dafür ein, dass Menschen – egal, in welcher Lebenslage – die passende Unterstützung bekommen.

Was uns als Arbeitgeberin ausmacht? Ein Miteinander auf Augenhöhe. Ein klarer Rahmen, der Freiraum schafft. Und Kolleg:innen, die füreinander da sind – fachlich und menschlich.

Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie direkt an der Seite der Geschäftsführung tätig – mit Einblick in strategische Entscheidungen, Verantwortung für zentrale Prozesse und Gestaltungsspielraum auf höchster Organisationsebene. Sie agieren als wichtige Schnittstelle zwischen internen Bereichen, dem Vorstand, Aufsichtsgremien und externen Partner:innen.

• Sie planen, koordinieren und begleiten Sitzungen vom Vorstand, der Generalversammlung, der Eigentümervertretung und des Aufsichtsrats, inklusive präziser Protokollführung und klarer Nachbereitung.
• Sie unterstützen die Präsidentin des Vereins in administrativen Aufgaben und sind eine verlässliche Ansprechperson für Gremienmitglieder, Behörden und externe Partner:innen.
• Sie erstellen und überarbeiten Schriftstücke, Berichte und Vereinsunterlagen – mit einem feinen Gespür für Sprache, Genauigkeit und Struktur.
• Sie arbeiten aktiv an wirtschaftlichen und administrativen Prozessen mit, unterstützen bei Förderanträgen und helfen bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen.
• Sie managen Termine und Korrespondenz der Geschäftsführung mit Diskretion, Organisationstalent und einem sicheren Gespür für Prioritäten.
• Sie nutzen digitale Tools (z. B. MS Office, Zoom) und pflegen interne Informationsplattformen, um Kommunikation und Abläufe effizient zu gestalten.

Sie sind eine verlässliche, diskrete und loyale Persönlichkeit – organisiert, vorausschauend und kommunikationsstark.

• Sie haben einen Hochschul- bzw. Fachhochschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK oder eine gleichwertige Qualifikation) und bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie arbeiten gerne selbstständig, denken mit und handeln proaktiv – immer mit Struktur und Verantwortungsbewusstsein.
• Sie verfügen über Erfahrung in der Sitzungsorganisation und Protokollführung, bei der Erstellung von Präsentationen und verstehen sich als verlässliche Vertrauensperson der Geschäftsführung.
• Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit Videokonferenzanwendungen.
• Sie haben Freude daran, Neues zu lernen.

• Ein sicherer Arbeitsplatz mit Sinn: Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem etablierten Unternehmen – in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen, wo gegenseitige Wertschätzung, offener Austausch und Zusammenhalt gelebter Alltag sind.
• Work-Life-Balance, die überzeugt: Dank Gleitzeit und Homeoffice-Möglichkeiten können Sie Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten – für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Umfassendes Onboarding und strukturierte Einschulung: Eine strukturierte und fundierte Einschulung ermöglicht Ihnen einen erfolgreichen Start.
• Ihr Fachwissen – aktuell und praxisnah: Wir unterstützen Ihre fachliche Weiterentwicklung durch die Teilnahme an Fortbildungen in der Arbeitszeit.
• Mobilität, die verbindet: Als Teil unseres Teams erhalten Sie die Wiener Linien Jahreskarte für entspannte und umweltfreundliche Wege zur Arbeit und in der Freizeit.
• Alle unsere Vorteile für Mitarbeitende finden Sie auf wienersozialdienste.at/unsere-benefits/

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis von Vollzeitbeschäftigung (37 Wochenstunden) beträgt laut SWÖ-KV ab € 3.449,20 brutto pro Monat. Ihr tatsächliches Gehalt richtet sich nach den anrechenbaren Vordienstzeiten.

Kontakt: Jelena Grubješić MA